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Cotesa ha desarrollado una solución informática que incorpora tecnología de movilidad, para la gestión del inventario de activos en edificios y grandes superficies.

gestion de inventariosEl desarrollo tecnológico producido en los últimos tiempos de herramientas de Geovisualización y la evolución en el mercado de los dispositivos móviles, han provocado la aparición de un amplio abanico de posibilidades donde incorporar estos avances, propiciando la optimización de los recursos y la mejora de la gestión de los activos patrimoniales de cualquier organismo o entidad.
Recientemente COTESA, ha implantado una Herramienta que permite gestionar el patrimonio mobiliario, ubicado en diversos edificios, mediante un sistema de actualización de los datos desde dispositivos móviles.
La experiencia de COTESA en la realización de Inventarios patrimoniales y en el desarrollo de Soluciones integrales con componente espacial, nos ha permitido y facilitado el desarrollo de esta Solución informática cuyas principales características son:

APLICACIÓN WEB CON UN VISOR GIS
Se trata de una aplicación Web, sencilla e intuitiva, que permite a los usuarios tener una visión espacial de los datos que integra y permite compartir a los usuarios un mismo soporte gráfico y una base de datos comunes.
La información a almacenar en el modelo de datos es de dos tipos:

  • Información gráfica, es decir, planos con la posición georreferenciada de cada elemento a Inventariar.
  • Información alfanumérica, es decir, datos sobre los atributos de cada elemento.

La aplicación dispone de un “Visor GIS” donde el usuario puede acceder a las diferentes plantas de los edificios y en cada una de ellas visualizar e interactuar con los elementos inventariados.

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El Visor GIS de la aplicación ofrece a los usuarios herramientas de interacción gráfica como:
Zoom más, Zoom menos, Zoom a un área, Centrado en el mapa, Pan (desplazamiento,) Medición lineal, Medición de superficies, Mapa guía, etc.

Por otro lado, la aplicación web permite a los usuarios acceder a la información alfanumérica de cada elemento por medio de sus respectivos formularios de datos.
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PRINCIPALES FUNCIONALIDADES DE LA HERRAMIENTA

Localización de elementos gráficamente

La aplicación ofrece al usuario diversas herramientas de búsqueda y consulta de información gráfica por medio del visor GIS.

Localización de elementos por su información alfanumérica

La aplicación ofrece buscadores avanzados para consultar la información alfanumérica de los elementos del inventario:

Actualización de los datos gráficos y alfanuméricos

La solución ofrece las herramientas para que los usuarios puedan realizar una gestión integral de los datos de inventario.

El objetivo de esta funcionalidad es permitir a los técnicos responsables actualizar el inventario, tanto gráficamente (un elemento que ha sido trasladado a otro espacio) como alfanuméricamente (modificación del estado de conservación asignado a un elemento).

Generación de informes y listados

La aplicación Web permite a los usuarios obtener la siguiente documentación:
• Generación de un informe con los atributos de cada elemento del inventario.
• Generación de un informe con un listado de elementos inventariados.
• Generación de planos.

Exportación de datos a otros formatos: Excel

El sistema permite exportar todos los datos del inventario a ficheros Excel. Además, también es posible generar archivos en formato pdf con información del inventario: listados, informes, etc.

Gestión de usuarios

La aplicación  incorpora una gestión de usuarios como parte de la seguridad de acceso a la información. Se trata de establecer “qué puede ver y qué puede hacer cada usuario”.

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Gestión de incidencias

Sobre los elementos inventariados que corresponda pueden registrarse anomalías o incidencias lo que redunda en la optimización de las tareas de mantenimiento.

Gestión de elementos sobre los que es necesario realizar revisiones periódicas

La aplicación web contiene una gestión de avisos relacionada con el mantenimiento y las revisiones de los estos elementos. En función de la fecha de la próxima revisión existe un sistema de avisos y alertas, el usuario puede determinar los parámetros de los mismos: temporalidad de los avisos, histórico de los avisos sobre un elemento, etc.
En esta gestión de las revisiones de los elementos la aplicación contempla las siguientes funcionalidades:

  • Configuración de las condiciones de revisión.
  • Consultar, buscar o modificar los listados de avisos.


Emisión de etiquetas con códigos de barras


Con el fin de gestionar y actualizar el inventario de forma autónoma, la aplicación incluye un sistema de generación de etiquetas automático. Mediante el etiquetado de los elementos se consigue un mayor control de los bienes inventariados y se evitan pérdidas o hurtos.

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Asociación de documentos

La Solución permite asociar documentos con diferentes formatos, doc., Pdf, txt, jpg, etc. a los elementos del inventario. Mediante esta funcionalidad se puede anexar documentación relevante sobre los elementos inventariados.

Aplicación de Movilidad

aplicacion_movilidadComo se ha mencionada anteriormente se ha desarrollado un aplicativo de movilidad a medida, que permite gestionar la información inventariada.

El motivo fundamental que ha llevado a COTESA a desarrollar este aplicativo es el auge que han experimentado este tipo de dispositivos en los últimos años abriendo un abanico infinito de posibilidades y aplicaciones directas. En el caso concreto que nos ocupa, este desarrollo permite consultar y modificar los datos inventariados a través de este tipo de dispositivos. Una de las ventajas que ofrece el sistema es su total integración con la aplicación de gestión de inventario de manera que se asegura la veracidad de la información proporcionándola en tiempo real a los técnicos.

Una de las ventajas comparativas de esta herramienta es la posibilidad de realizar, entre otras, las siguientes acciones en los propios espacios inventariados, es decir se ofrece la posibilidad de consultar, o modificar el inventario in situ:

- Edición y consulta de elementos inventariados tanto gráfica como alfanuméricamente.
- Consultar incidencias y anomalías.
- Identificar etiquetas a través del código de barras.